Ab wann soll der Hochzeits-DJ die Feier begleiten? Über mein Kontaktformular erhalte ich meist schon mit dem Erstkontakt die Vorstellungen des Brautpaares dazu, ab wann ihr DJ vor Ort sein soll. Einige Brautpaare wünschen sich, dass der DJ schon zum Empfang mit ein bis zwei kleinen Boxen für dezente Hintergrundmusik sorgt und damit stimmungsvoll den perfekten Rahmen für Gratulationen, Gespräche und Foto-Session schafft. Die meisten Brautpaare planen den DJ ab dem Moment ein, in welchem sie den Raum betreten, in dem das Abendessen stattfinden (und häufig später getanzt) wird. Ab und zu fragt ein Brautpaar einen DJ an und bittet den DJ erst zur Party einzuplanen. Hintergrund ist in diesen Fällen meist der Wunsch, dadurch ein paar Euro zu sparen (weniger Einsatz-Zeit = weniger Gage), was in Anbetracht der sich summierenden Ausgaben ja erstmal ein sinnvoller Wunsch zu sein scheint.

Aus der Sicht des DJs

Nun ist es so, dass ein Hochzeits-DJ natürlich auch unter der Woche arbeitet (Kundengespräche, Musik zusammenstellen, üben, Steuererklärung vorbereiten, Marketing-Maßnahmen planen und umsetzen), aber die Engagements – und damit die Möglichkeit, Geld zu verdienen –  in 98% der Zeit auf einen Samstag fallen. Der Großteil der Hochzeiten ist in den Monaten Mai-September, was ca. 20-22 Slots lässt, in denen der DJ sein Einkommen generieren kann bzw. muß. Ein halbwegs gefragter DJ wird daher kein Engagement für 4-5 Stunden an einem Sommer-Samstag annehmen und sich nach Stunden bezahlen lassen, weil er eben seinen Lebensunterhalt davon bestreiten muss und es in der Zeit eine Vielzahl von Feiern gibt. Ich persönlich spiele zum Beispiel Samstags nur pauschal von 18-4 Uhr. Aber das nur aus der Sicht des DJs, letztendlich geht es ja um Sie, oder – ich darf doch Du sagen? – Euch!

Betrachten wir kurz diese beiden Szenarien:

  • Ihr feiert im selben Raum, in dem Ihr vorher speist. Nehmen wir an, die Gäste betreten um 18 Uhr den Raum und Ihr bucht den DJ ab 21 Uhr. Der DJ kommt dann um ca. 19/19:30 Uhr und fängt an Lautsprecher und Kisten voll Equipment hereinzutragen, Kabel zu verlegen und Geräte aufzubauen. Natürlich mit der entsprechenden Geräusche-Entwicklung, die das begleitet. So etwas empfinde ich als störend und umprofessionell und sollte nur im Notfall passieren.
  • Selbst, wenn Ihr nicht im selben Raum feiert: Ihr kommt dann in einen Raum, wo ein Typ, der Euer Publikum sei ca. 3 Minuten erlebt hat, die richtigen Songs picken muss, um in den ersten 15 Minuten die Grundlage für eine Hammer-Party zu legen und für eine volle Tanzfläche zu sorgen. Ich bin immer von Anfang an dabei und erlebe, ob die Leute sich noch angeregt unterhalten, etwas reserviert sind oder schon total brennen auf die Party und kann dementsprechend genau die passenden Lieder auswählen.

Plötzliche Panik – ohne DJ ging es doch nicht.

Einmal hat mich ein Hochzeitspaar gebeten, erst zum Hochzeitstanz zu kommen – es würde auch nicht stören, wenn ich während des Essens aufbaue. Da ich die Braut persönlich kannte, habe ich mich darauf eingelassen – und was ist passiert? Ca. 30 Minuten nach Beginn der Veranstaltung hatte ich einen panischen Gastronomen am Hörer der mich aufforderte, unbedingt SOFORT zu kommen, da irgendetwas nicht funktionieren würde und man mich sofort benötige. Ich kam dann an und musste mir den ganzen Abend von mehreren Gästen anhören, ich sei ja der DJ, der „etwas zu spät gekommen sei“; war mir unangenehm, aber ich wollte das nicht aufklären, da meine Mission ja immer ist, das Brautpaar glücklich zu machen und für eine tolle Party zu sorgen.

Save the best for last?

Ich erinnere mich auch gut an eine Geburtstagsfeier, bei der es hieß, ich solle erst später kommen und dann aufbauen: als ich eintraf war erstmal niemand zu finden, an den ich mich wenden konnte, da die Event Planerin ihren Job aufgegeben hatte und diese „letzte Feier“ stellvertretend von ihrer Mutter betreut wurde, die zu der Zeit meines Eintreffens aber garnicht mehr vor Ort war. Ein passender Tisch (steht immer im Angebot drin) stand für mich nicht bereit – diesen konnte ich aber mit Hilfe eines Menschen, den ich durch Erfragen beim Caterer als jemand, der sich etwas auskennt, identifizieren konnte, auftun. Aber das größere Problem war, dass man zwar Platz für die Band, nicht aber für den DJ vorgesehen hatte. Es ist – glaubt mir an der Stelle bitte einfach – sehr wichtig, dass der DJ in unmittelbarer Nähe zur Tanzfläche aufgebaut ist. Dass er die Gäste und ihre Reaktionen ungefiltert sieht und dass die Gäste ihn auch gut wahrnehmen können, als den, der die Musik macht (sonst kann man ja auch eine Playlist laufen lassen). Es war dann irgendwie in Absprache mit der sehr netten Band möglich, ein wenig Platz an der hinteren Seite neben der Bühne zu schaffen und da ich einen der Catering-Mitarbeiter kannte erhielt ich sogar etwas zu Essen und was zu trinken . Da die gesamte Veranstaltung sich schon zeitlich nach hinten verzögert hatte, sollte die Band anstelle von 3 Sets jetzt ihr ganzes Programm am Stück spielen. Danach (also nach ca 2 1/2 Stunden ausgelassener Party mit Live-Band) durfte ich dann beginnen. Durch die Kombination aus schlechter Position und einem viel zu späten Start (die meisten Gäste waren schon älter und um 23 Uhr unter der Woche eher in Aufbruchstimmung) war es zwar bedingt möglich, noch ein paar Leute zum Tanzen zu bringen, aber normalerweise sieht so etwas anders aus. Das ist dann schade für den Kunden UND für die Gäste. Und für mich als DJ ist es auch unglücklich, da ich zum einen ja gerne auch meine Leistung erbringe und glückliche Kunden hinterlassen möchte und zum anderen lebe ich ja auch davon, dass die Gäste mich erleben, toll finden und dann ebenfalls buchen oder weiter empfehlen.

Strangers in the night…

Mittlerweile hat sich ja herum gesprochen, dass ich zum Dinner auch ein paar Songs live singe (siehe z.B. hier). Dabei lasse ich immer Raum für Essen, Gespräch und Programm und platziere meine Live-Einlagen so dosiert, dass es sich perfekt einfügt und als erste Kontaktaufnahme mit dem Publikum ankommt und als ein Versprechen verstanden wird, dass noch ein großartiger Abend voll Entertainment und Party auf die Gäste wartet.

Fahrzeit ist auch Arbeitszeit

Aber zurück zum Finanziellen: Nehmen wir an, Euer Essen startet um 18:30, die Gäste betreten um 18 Uhr den Raum. Der DJ kommt also um 16:30 Uhr und baut auf (bis ca. 17:45) und fährt dann nochmal nach Hause, ca. eine 3/4 Stunde (18:30) und 60km als Beispiel. Dann fährt er (um ca. 20:15) nochmal eine 3/4 Stunde wieder zurück (nochmal ca. 60km), um dann um 21 Uhr da zu sein und für Euren Hochzeitstanz auf standby zu sein. Er ist also 1 1/2 Stunden und 120km mehr gefahren und hat dazwischen gerade mal 1h und 45 Minuten zur persönlichen Verfügung (ein Samstag-Abend mit Freunden oder Familien Quality-Time lässt sich in diesem Rahmen ja nicht wirklich gestalten). Wenn er all dies berücksichtigt bei seiner Preiskalkulation dürfte diese Lösung im Endeffekt kaum günstiger bzw. müsste wahrscheinlich sogar teuerer sein, als wenn er einmal hinfährt, aufbaut und dann Eure Veranstaltung begleitet.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Wenn ein Kunde es absolut nicht anders haben möchte, versuche ich mit Firstclass DJ natürlich trotzdem eine passende Lösung zu finden. Ich habe auch schon DJs vermittelt, die erst zum Hochzeitstanz zum Einsatz kamen und trotzdem die Party gerockt haben. Wir sind ja Profis und können uns innerhalb von ganz kurzer Zeit auf Leute und Situationen einlassen, das Publikum lesen und dann den richtigen Song zur richtigen Zeit auflegen. Aber optimal ist es meiner Erfahrung nach, wenn der DJ schon vorher die Feier begleiten kann. Das war auch früher in meiner Club-Zeit schon so. Selbst, wenn ich als Headliner gebucht war, bin ich immer früher gekommen und habe mir angeschaut, wie der Warm-Up DJ die Vorarbeit geleistet hat, welche Songs er gespielt hat und wie das Publikum darauf reagiert hat. Das ist sonst so, als würde man in einem Theaterstück spielen und mitten im Stück auf die Bühne kommen, ohne das Publikum zu kennen und ohne erlebt zu haben, wie sich das Stück bisher aufgebaut hat.

Grundsätzlich empfehle ich, beim Planen Euer Hochzeit zu haushalten, Preise zu vergleichen und zu kalkulieren. Man sollte nur nicht am falschen Ende sparen bzw. verstehen, warum bestimmte Ideen in der Umsetzung nicht so gut funktionieren oder eben doch nicht zu einer Preisersparnis führen.

Bei der Hochzeitsplanung dient der Ablaufplan allen Beteiligten zur Orientierung und ist für eine erfolgreiche Feier unverzichtbar. Aber warum ist das so? Vergleichen wir eine Feier mit einem Theaterstück oder einer Symphonie. Die Einsätze müssen zur richtigen Zeit kommen. Natürlich gibt es mal langsame, festliche Momente und an anderer Stelle eine ausgelassene Partystrecke, aber alles muss zu seiner Zeit kommen. Eine kurze Pause an der richtigen Stelle ist ok, aber Lücken sollen vermieden werden. Wenn das Essen, die Reden und die Spiele sich zu lange ziehen und die Party zu spät einsetzt sind die Gäste bereits am abbauen. Der Alkohol stimuliert nicht mehr, sondern macht müde, ebenso das viele Essen, das sich nun im Magen setzt. Wenn Ihr allerdings zu schnell von einem Programmpunkt zum nächsten stürzt und die Party zu früh beginnt, sind Eure Gäste noch gar nicht in Partylaune – auch das will vermieden werden. Ein Fiasko ist auch dann vorprogrammiert, wenn kurz nach dem Hochzeitstanz Onkel Erwin den DJ zwingt die Musik auszuschalten, weil er noch dringend ein paar Worte sagen will.

Die richtige Hochzeitsplanung

Wie umschifft Ihr diese Klippen? Nun, zum einen muss es jemand geben, der den Hut auf hat. Das können Eure Trauzeugen oder ein Weddingplanner sein. Auf jeden Fall teilt Ihr allen Gästen schon in der Einladung mit, dass alle Beiträge bei diesen bis zu einem Stichtag (der, um die Planung zu erleichtern, nicht zu spät nach dem Versand der Einladungen liegen sollte) per Mail angemeldet werden müssen. Die Mail-Adresse dürft Ihr natürlich nicht vergessen mit anzugeben.

Mit Euren Trauzeugen – und im Vorgespräch mit Eurem DJ – besprecht Ihr den Ablauf wie Ihr ihn Euch vorstellt. Sobald Ihr Euch für einen DJ entschieden habt stellt Ihr den Kontakt zwischen Euren Trauzeugen – ich verzichte jetzt mal darauf, immer den Zusatz „oder Euren Weddingplanner“ hinzuzufügen – und Eurem DJ her. Die Trauzeugen sammeln alle Programmpunkte, die an sie herangetragen werden. Am besten sagt Ihr ihnen vorher klipp und klar, ob Ihr eher aufgeschlossen für Spiele und Überraschungen seid, oder ob Ihr am liebsten so weit es geht darauf verzichten möchtet. Wenn Ihr Euren Trauzeugen am Herzen liegt sollten Sie Eure Wünsche respektieren und berücksichtigen – es geht ja schließlich um die Hochzeitsplanung für EURE Hochzeit.

Ich empfehle in der Regel bei einem 3 Gang-Menü maximal 3 Beiträge einzubinden – zusätzlich zur Begrüßung durch das Brautpaar bzw. Rede des Brautpaares, die in der Regel vor dem 1. Gang gehalten wird und das Essen einläutet. Zwischen zwei Gängen sollte möglichst nur ein Programmpunkt stattfinden. Am besten empfehlen Eure Trauzeugen den Rednern bzw. Beteiligten, ihren Beitrag im Vorfeld mal durchzuspielen und die Zeit zu stoppen, damit die entsprechenden Zeitfenster im Ablaufplan festgehalten werden können. Nichts ist ärgerlicher, als wenn 80 auf den Punkt gebratene Stück Fleisch in der Küche abkühlen, weil der Service nicht servieren kann, da Onkel Willy seine Redezeit maßlos überzieht. Für alle Arten von Vorführungen, die einen Projektor benötigen, sollten Eure Trauzeugen bzw. der Verantwortliche im Vorfeld prüfen, ob das Gerät einwandfrei funktioniert und ob es auch ein entsprechendes Kabel mit der benötigten Länge gibt, um den Ton vom Projektor zum Mischpult des DJs einzuspeisen. Und mit „im Vorfeld“ meine ich optimal nicht erst am Tag Eurer Feier.

Nach dem letzten Gang und einem evtl. Programmpunkt setzt der Hochzeitstanz den perfekten Startschuss, um anschließend die Party zu beginnen. Einige Paare verzichten auf den Hochzeitstanz – das ist absolut ok, es ist ja – und das kann ich nicht oft genug wiederholen – Eure Hochzeit. Gerade in Locations, bei denen der Speise- und der Partyraum getrennt sind ist der Hochzeitstanz ein wirkungsvolles Instrument, um alle Beteiligten zum Aufstehen und zum um-die-Tanzfläche-herum-aufstellen zu animieren. Nach dem Hochzeitstanz ist es für einen guten DJ dann ein leichtes, die Gäste mit einem schönen Hit-Song abzuholen und so den Party-Teil des Abends zu initiieren.

Torte statt Tanzen

Eine Party ist wie eine Flamme und was für die Flamme der Sauerstoff ist, ist für die Party die richtige Musik und die passende, stimmungsvolle Beleuchtung. Nichts tötet die Stimmung einer Hochzeitsparty schneller und nachhaltiger, als den Party-Teil des Abends zu unterbrechen, das Licht an- und die Musik auszumachen und zu später Stunde die Hochzeitstorte auf die Tanzfläche zu schieben oder noch schnell ein Spiel nachzuholen, das vorher untergegangen ist oder gar nicht erst angemeldet wurde. Es gibt keinen besseren Weg, eine Party zu einem schnellen Ende zu führen. Glücklicherweise sind die meisten Brautpaare diesbezüglich einsichtig und planen die Hochzeitstorte nachmittags zu Kaffee&Kuchen oder als Teil des Dessert-Buffets ein. Ich empfehle die Party allenfalls für das Werfen des Brautstraußes (was haben die DJs dazu eigentlich gespielt, bevor es Beyonces „Single Ladies“ gab?) zu unterbrechen. Den Mitternachtssnack kann der DJ gerne am Mikro kurz ankündigen, aber dafür muss nicht die Party gestoppt werden. Natürlich habe ich auch manchmal Brautpaare, die aus irgendeinem Grund unbedingt die Torte nach dem Beginn der Party servieren lassen wollen. Ich mache dann darauf aufmerksam, dass dies vor dem Hintergrund meiner Erfahrung meist nach hinten los geht, aber letztendlich ist es Eure Feier und ein guter Dienstleister wird Euch zwar beraten, Euch aber bzgl. der Hochzeitsplanung nicht seine Meinung aufzuzwingen versuchen.

Wie sieht der Plan jetzt aus?

Ich persönlich arbeite gerne mit einer Exceltabelle mit vier Spalten: der Uhrzeit (bzw. einem Zeitbereich von-bis), dem Namen des Programmpunktes, einer Spalte für das Thema Musik und einer Spalte für Details – ggf. ergänze ich das manchmal um eine weitere Spalte, in der die Namen der Beteiligten stehen, die beim genannten Programmpunkt involviert sind. Das könnte z.B. so aussehen:

22:00 / Hochzeitstanz / „All of me“ von John Legend (DJ) / Details: Saallicht während des Hochzeitstanzes anlassen (für den Fotografen), mit Location-Personal besprechen, dass dieses danach umgehend auszuschalten ist. Song bei ca. 2:30 auf Zeichen des Brautpaares hin ausfaden

Es empfiehlt sich zwei Versionen so eines Ablaufplans zu haben: einen für das Brautpaar und einen weiteren, in den auch die Überraschungen eingetragen sind, von denen das Brautpaar noch nichts wissen soll. Dieser wird von den Trauzeugen oder dem DJ in Absprache miteinander erstellt und dann mit anderen wichtigen Beteiligten (wie dem Caterer/der Gastro/der Location/dem Fotografen/dem Trauredner) geteilt. So weiß jeder was wann als nächstes passiert und wann er gebraucht wird. Und wenn es an einer bestimmten Stelle nicht weiter geht können die Trauzeugen oder der DJ schnell sehen, was als nächstes geplant ist und z.B. den Bräutigamvater ansprechen, dass er in 5 Minuten mit seiner Rede dran ist; das hilft, zu lange ungewollte Verspätungen zu vermeiden.

Solltet Ihr zum Thema Hochzeitsplanung Fragen haben schreibt mir gerne – ich freue mich auf Eure Mails.

 

Wenn Sie bei uns ein Angebot anfragen werden Sie auf den Satz „Der Kunde stellt dem DJ die Übernachtung im Einzel-/Doppelzimmer in einem Hotel in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort“ stoßen. Für die meisten ist dies eine Selbstverständlichkeit, aber einige Kunden stören sich daran: „Ich zahle ja auch nicht meinen Gästen das Hotelzimmer“ oder „der DJ ist doch da zum Arbeiten – der kann doch anschließend nach Hause fahren“ sind z.B. Begründungen, die mir entgegen gebracht wurden. Neulich sagte mir ein – ansonsten sehr netter – Bräutigam: „Die Gage hätte ich ja bezahlt – Qualität kostet halt. Aber dass ich das Hotelzimmer übernehmen soll habe ich als Unverschämtheit empfunden“. Das habe ich in dieser Form so noch nie gehört, daher war ich sehr überrascht und entsprechend sprachlos. Also habe ich mal recherchiert und andere DJs und Dienstleister befragt. Heraus kam: jeder Künstler lässt sich die Übernachtung vom Kunden vergüten, wenn der Heimweg eine gewisse Distanz überschreitet – beim einen 50, beim anderen 100km. Aber die meisten Anbieter kalkulieren die Übernachtungskosten in ihre Gage ein, um eben solchen Diskussionen zu entgehen.

Brautpaare kriegen oft bessere Konditionen

Es gibt verschiedene Gründe, warum wir das anders handhaben: zum einen kriegt das Brautpaar oft bessere Konditionen als der DJ, da Sie ein Kontingent an Zimmern abnehmen. Ihre Kosten für die Unterbringung des DJs sind also geringer, als wenn der DJ selbst ein Zimmer bucht und Ihnen die Kosten in die Gage einkalkuliert. Zum anderen gibt es große Preisschwankungen bzgl. Übernachtungen. Wenn ein Hotelzimmer im Schnitt 90 Euro kostet dann zahlen Sie diese auch – huckepack über die in die Gage eingerechneten Übernachtungskosten – selbst wenn es um die Ecke von Ihrer Hochzeitslocation eine nette Pension gibt, die Zimmer für 45 Euro anbietet.

Aber warum braucht ein DJ denn überhaupt ein Hotelzimmer? Nun, zum einen ist es schön, bzw. meinem Empfinden nach eine Notwendigkeit, sich nach dem Schleppen und Aufbauen der schweren Boxen und des vielen Equipments frisch zu machen und in sauberer Kleidung die Gäste zu begrüßen. Zum anderen fährt niemand gerne nach einem zehnstündigen (oder längeren) Arbeitstag um fünf Uhr morgens gerne im Dunklen noch 50km nach Hause – ich persönlich bin dann nicht nur sehr müde, sondern empfinde das Fahren in der Nacht auch als sehr unangenehm für die Augen, wenn sich um die Scheinwerfer eines jeden herannahenden Fahrzeugs eine Art Corona bildet und man in den Straßengraben guckt, um die nächsten Sekunden lang nicht völlig geblendet zu sein.

Wenn Sie Ihre Hochzeit in einem Hotel bzw. in einer Location mit Übernachtungsmöglichkeiten feiern bietet es sich natürlich an den DJ dort auch einzuquartieren – ist aber nicht unbedingt notwendig. Ein Zimmer in einem Hotel oder einer Pension in der näheren Umgebung tut es natürlich auch, denn wie der oben zitierte Kunde schon sagte: der DJ ist letztendlich zum Arbeiten da. Mir persönlich reichen ein Bett und eine Dusche ohne Schnickschnack.

Anders sieht es natürlich aus, wenn Ihre Hochzeitslocation „direkt um die Ecke“ liegt. Wenn ich persönlich z.B. in Frankfurt, Bad Homburg oder Offenbach auflege würde ich niemals auf die Idee kommen einen Kunden um ein Hotelzimmer zu bitten.

Warum sollte mich das interessieren?

Und warum sollte Sie das interessieren? Nun, Sie wollen ja schließlich eine tolle Party mit einem motivierten DJ, der bis zum letzten Song alles gibt und nicht alle fünf Minuten auf die Uhr guckt und sich überlegt, dass er nicht nur noch eine Stunde abbauen, sondern auch noch den ganzen Weg nach Hause fahren muss. Und bevor Sie einen DJ buchen, der evtl. weniger Talent hat Ihre Gäste auf die Tanzfläche zu kriegen sprechen Sie uns gerne an, damit wir gemeinsam über eine Lösung sprechen.

Zusammenfassung: Es ist Gang und Gebe, dass das Hochzeitspaar dem DJ ein Hotelzimmer stellt/bezahlt, insofern sollte dies bei Ihnen keinen schlechten Eindruck erwecken. Einige Künstler planen die Kosten dafür auch pauschal in ihre Gage ein – für Sie ist es evtl. preisgünstiger, stattdessen das Zimmer zu buchen. Letztendlich sorgt ein motivierter DJ für die bessere Party, wovon Sie dann profitieren.