Hochzeits DJ zur Party oder zum Dinner buchen?

Ab wann soll der Hochzeits-DJ die Feier begleiten? Über mein Kontaktformular erhalte ich meist schon mit dem Erstkontakt die Vorstellungen des Brautpaares dazu, ab wann ihr DJ vor Ort sein soll. Einige Brautpaare wünschen sich, dass der DJ schon zum Empfang mit ein bis zwei kleinen Boxen für dezente Hintergrundmusik sorgt und damit stimmungsvoll den perfekten Rahmen für Gratulationen, Gespräche und Foto-Session schafft. Die meisten Brautpaare planen den DJ ab dem Moment ein, in welchem sie den Raum betreten, in dem das Abendessen stattfinden (und häufig später getanzt) wird. Ab und zu fragt ein Brautpaar einen DJ an und bittet den DJ erst zur Party einzuplanen. Hintergrund ist in diesen Fällen meist der Wunsch, dadurch ein paar Euro zu sparen (weniger Einsatz-Zeit = weniger Gage), was in Anbetracht der sich summierenden Ausgaben ja erstmal ein sinnvoller Wunsch zu sein scheint.

Aus der Sicht des DJs

Nun ist es so, dass ein Hochzeits-DJ natürlich auch unter der Woche arbeitet (Kundengespräche, Musik zusammenstellen, üben, Steuererklärung vorbereiten, Marketing-Maßnahmen planen und umsetzen), aber die Engagements – und damit die Möglichkeit, Geld zu verdienen –  in 98% der Zeit auf einen Samstag fallen. Der Großteil der Hochzeiten ist in den Monaten Mai-September, was ca. 20-22 Slots lässt, in denen der DJ sein Einkommen generieren kann bzw. muß. Ein halbwegs gefragter DJ wird daher kein Engagement für 4-5 Stunden an einem Sommer-Samstag annehmen und sich nach Stunden bezahlen lassen, weil er eben seinen Lebensunterhalt davon bestreiten muss und es in der Zeit eine Vielzahl von Feiern gibt. Ich persönlich spiele zum Beispiel Samstags nur pauschal von 18-4 Uhr. Aber das nur aus der Sicht des DJs, letztendlich geht es ja um Sie, oder – ich darf doch Du sagen? – Euch!

Betrachten wir kurz diese beiden Szenarien:

• Ihr feiert im selben Raum, in dem Ihr vorher speist. Nehmen wir an, die Gäste betreten um 18 Uhr den Raum und Ihr bucht den DJ ab 21 Uhr. Der DJ kommt dann um ca. 19/19:30 Uhr und fängt an Lautsprecher und Kisten voll Equipment hereinzutragen, Kabel zu verlegen und Geräte aufzubauen. Natürlich mit der entsprechenden Geräusche-Entwicklung, die das begleitet. So etwas empfinde ich als störend und umprofessionell und sollte nur im Notfall passieren.
• Selbst, wenn Ihr nicht im selben Raum feiert: Ihr kommt dann in einen Raum, wo ein Typ, der Euer Publikum sei ca. 3 Minuten erlebt hat, die richtigen Songs picken muss, um in den ersten 15 Minuten die Grundlage für eine Hammer-Party zu legen und für eine volle Tanzfläche zu sorgen. Ich bin immer von Anfang an dabei und erlebe, ob die Leute sich noch angeregt unterhalten, etwas reserviert sind oder schon total brennen auf die Party und kann dementsprechend genau die passenden Lieder auswählen.

Plötzliche Panik – ohne DJ ging es doch nicht.

Einmal hat mich ein Hochzeitspaar gebeten, erst zum Hochzeitstanz zu kommen – es würde auch nicht stören, wenn ich während des Essens aufbaue. Da ich die Braut persönlich kannte, habe ich mich darauf eingelassen – und was ist passiert? Ca. 30 Minuten nach Beginn der Veranstaltung hatte ich einen panischen Gastronomen am Hörer der mich aufforderte, unbedingt SOFORT zu kommen, da irgendetwas nicht funktionieren würde und man mich sofort benötige. Ich kam dann an und musste mir den ganzen Abend von mehreren Gästen anhören, ich sei ja der DJ, der “etwas zu spät gekommen sei”; war mir unangenehm, aber ich wollte das nicht aufklären, da meine Mission ja immer ist, das Brautpaar glücklich zu machen und für eine tolle Party zu sorgen.

Save the best for last?

Ich erinnere mich auch gut an eine Geburtstagsfeier, bei der es hieß, ich solle erst später kommen und dann aufbauen: als ich eintraf war erstmal niemand zu finden, an den ich mich wenden konnte, da die Event Planerin ihren Job aufgegeben hatte und diese “letzte Feier” stellvertretend von ihrer Mutter betreut wurde, die zu der Zeit meines Eintreffens aber gar nicht mehr vor Ort war. Ein passender Tisch (steht immer im Angebot drin) stand für mich nicht bereit – diesen konnte ich aber mit Hilfe eines Menschen, den ich durch Erfragen beim Caterer als jemand, der sich etwas auskennt, identifizieren konnte, auftun. Aber das größere Problem war, dass man zwar Platz für die Band, nicht aber für den DJ vorgesehen hatte. Es ist – glaubt mir an der Stelle bitte einfach – sehr wichtig, dass der DJ in unmittelbarer Nähe zur Tanzfläche aufgebaut ist. Dass er die Gäste und ihre Reaktionen ungefiltert sieht und dass die Gäste ihn auch gut wahrnehmen können, als den, der die Musik macht (sonst kann man ja auch eine Playlist laufen lassen). Es war dann irgendwie in Absprache mit der sehr netten Band möglich, ein wenig Platz an der hinteren Seite neben der Bühne zu schaffen und da ich einen der Catering-Mitarbeiter kannte erhielt ich sogar etwas zu Essen und was zu trinken . Da die gesamte Veranstaltung sich schon zeitlich nach hinten verzögert hatte, sollte die Band anstelle von 3 Sets jetzt ihr ganzes Programm am Stück spielen. Danach (also nach ca 2 1/2 Stunden ausgelassener Party mit Live-Band) durfte ich dann beginnen. Durch die Kombination aus schlechter Position und einem viel zu späten Start (die meisten Gäste waren schon älter und um 23 Uhr unter der Woche eher in Aufbruchstimmung) war es zwar bedingt möglich, noch ein paar Leute zum Tanzen zu bringen, aber normalerweise sieht so etwas anders aus. Das ist dann schade für den Kunden UND für die Gäste. Und für mich als DJ ist es auch unglücklich, da ich zum einen ja gerne auch meine Leistung erbringe und glückliche Kunden hinterlassen möchte und zum anderen lebe ich ja auch davon, dass die Gäste mich erleben, toll finden und dann ebenfalls buchen oder weiter empfehlen.

Strangers in the night…

Mittlerweile hat sich ja herum gesprochen, dass ich zum Dinner auch ein paar Songs live singe (siehe z.B. hier). Dabei lasse ich immer Raum für Essen, Gespräch und Programm und platziere meine Live-Einlagen so dosiert, dass es sich perfekt einfügt und als erste Kontaktaufnahme mit dem Publikum ankommt und als ein Versprechen verstanden wird, dass noch ein großartiger Abend voll Entertainment und Party auf die Gäste wartet.

Fahrzeit ist auch Arbeitszeit

Aber zurück zum Finanziellen: Nehmen wir an, Euer Essen startet um 18:30, die Gäste betreten um 18 Uhr den Raum. Der DJ kommt also um 16:30 Uhr und baut auf (bis ca. 17:45) und fährt dann nochmal nach Hause, ca. eine 3/4 Stunde (18:30) und 60km als Beispiel. Dann fährt er (um ca. 20:15) nochmal eine 3/4 Stunde wieder zurück (nochmal ca. 60km), um dann um 21 Uhr da zu sein und für Euren Hochzeitstanz auf standby zu sein. Er ist also 1 1/2 Stunden und 120km mehr gefahren und hat dazwischen gerade mal 1h und 45 Minuten zur persönlichen Verfügung (ein Samstag-Abend mit Freunden oder Familien Quality-Time lässt sich in diesem Rahmen ja nicht wirklich gestalten). Wenn er all dies berücksichtigt bei seiner Preiskalkulation dürfte diese Lösung im Endeffekt kaum günstiger bzw. müsste wahrscheinlich sogar teuerer sein, als wenn er einmal hinfährt, aufbaut und dann Eure Veranstaltung begleitet.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Wenn ein Kunde es absolut nicht anders haben möchte, versuche ich mit Firstclass DJ natürlich trotzdem eine passende Lösung zu finden. Ich habe auch schon DJs vermittelt, die erst zum Hochzeitstanz zum Einsatz kamen und trotzdem die Party gerockt haben. Wir sind ja Profis und können uns innerhalb von ganz kurzer Zeit auf Leute und Situationen einlassen, das Publikum lesen und dann den richtigen Song zur richtigen Zeit auflegen. Aber optimal ist es meiner Erfahrung nach, wenn der DJ schon vorher die Feier begleiten kann. Das war auch früher in meiner Club-Zeit schon so. Selbst, wenn ich als Headliner gebucht war, bin ich immer früher gekommen und habe mir angeschaut, wie der Warm-Up DJ die Vorarbeit geleistet hat, welche Songs er gespielt hat und wie das Publikum darauf reagiert hat. Das ist sonst so, als würde man in einem Theaterstück spielen und mitten im Stück auf die Bühne kommen, ohne das Publikum zu kennen und ohne erlebt zu haben, wie sich das Stück bisher aufgebaut hat.

Grundsätzlich empfehle ich, beim Planen Euer Hochzeit zu haushalten, Preise zu vergleichen und zu kalkulieren. Man sollte nur nicht am falschen Ende sparen bzw. verstehen, warum bestimmte Ideen in der Umsetzung nicht so gut funktionieren oder eben doch nicht zu einer Preisersparnis führen.