Hochzeitsplanung leicht gemacht – der Ablaufplan

Bei der Hochzeitsplanung dient der Ablaufplan allen Beteiligten zur Orientierung und ist für eine erfolgreiche Feier unverzichtbar. Aber warum ist das so? Vergleichen wir eine Feier mit einem Theaterstück oder einer Symphonie. Die Einsätze müssen zur richtigen Zeit kommen. Natürlich gibt es mal langsame, festliche Momente und an anderer Stelle eine ausgelassene Partystrecke, aber alles muss zu seiner Zeit kommen. Eine kurze Pause an der richtigen Stelle ist ok, aber Lücken sollen vermieden werden. Wenn das Essen, die Reden und die Spiele sich zu lange ziehen und die Party zu spät einsetzt sind die Gäste bereits am abbauen. Der Alkohol stimuliert nicht mehr, sondern macht müde, ebenso das viele Essen, das sich nun im Magen setzt. Wenn Ihr allerdings zu schnell von einem Programmpunkt zum nächsten stürzt und die Party zu früh beginnt, sind Eure Gäste noch gar nicht in Partylaune – auch das will vermieden werden. Ein Fiasko ist auch dann vorprogrammiert, wenn kurz nach dem Hochzeitstanz Onkel Erwin den DJ zwingt die Musik auszuschalten, weil er noch dringend ein paar Worte sagen will.

Die richtige Hochzeitsplanung

Wie umschifft Ihr diese Klippen? Nun, zum einen muss es jemand geben, der den Hut auf hat. Das können Eure Trauzeugen oder ein Weddingplanner sein. Auf jeden Fall teilt Ihr allen Gästen schon in der Einladung mit, dass alle Beiträge bei diesen bis zu einem Stichtag (der, um die Planung zu erleichtern, nicht zu spät nach dem Versand der Einladungen liegen sollte) per Mail angemeldet werden müssen. Die Mail-Adresse dürft Ihr natürlich nicht vergessen mit anzugeben.

Mit Euren Trauzeugen – und im Vorgespräch mit Eurem DJ – besprecht Ihr den Ablauf wie Ihr ihn Euch vorstellt. Sobald Ihr Euch für einen DJ entschieden habt stellt Ihr den Kontakt zwischen Euren Trauzeugen – ich verzichte jetzt mal darauf, immer den Zusatz “oder Euren Weddingplanner” hinzuzufügen – und Eurem DJ her. Die Trauzeugen sammeln alle Programmpunkte, die an sie herangetragen werden. Am besten sagt Ihr ihnen vorher klipp und klar, ob Ihr eher aufgeschlossen für Spiele und Überraschungen seid, oder ob Ihr am liebsten so weit es geht darauf verzichten möchtet. Wenn Ihr Euren Trauzeugen am Herzen liegt sollten Sie Eure Wünsche respektieren und berücksichtigen – es geht ja schließlich um die Hochzeitsplanung für EURE Hochzeit.

Ich empfehle in der Regel bei einem 3 Gang-Menü maximal 3 Beiträge einzubinden – zusätzlich zur Begrüßung durch das Brautpaar bzw. Rede des Brautpaares, die in der Regel vor dem 1. Gang gehalten wird und das Essen einläutet. Zwischen zwei Gängen sollte möglichst nur ein Programmpunkt stattfinden. Am besten empfehlen Eure Trauzeugen den Rednern bzw. Beteiligten, ihren Beitrag im Vorfeld mal durchzuspielen und die Zeit zu stoppen, damit die entsprechenden Zeitfenster im Ablaufplan festgehalten werden können. Nichts ist ärgerlicher, als wenn 80 auf den Punkt gebratene Stück Fleisch in der Küche abkühlen, weil der Service nicht servieren kann, da Onkel Willy seine Redezeit maßlos überzieht. Für alle Arten von Vorführungen, die einen Projektor benötigen, sollten Eure Trauzeugen bzw. der Verantwortliche im Vorfeld prüfen, ob das Gerät einwandfrei funktioniert und ob es auch ein entsprechendes Kabel mit der benötigten Länge gibt, um den Ton vom Projektor zum Mischpult des DJs einzuspeisen. Und mit “im Vorfeld” meine ich optimal nicht erst am Tag Eurer Feier.

Nach dem letzten Gang und einem evtl. Programmpunkt setzt der Hochzeitstanz den perfekten Startschuss, um anschließend die Party zu beginnen. Einige Paare verzichten auf den Hochzeitstanz – das ist absolut ok, es ist ja – und das kann ich nicht oft genug wiederholen – Eure Hochzeit. Gerade in Locations, bei denen der Speise- und der Partyraum getrennt sind ist der Hochzeitstanz ein wirkungsvolles Instrument, um alle Beteiligten zum Aufstehen und zum um-die-Tanzfläche-herum-aufstellen zu animieren. Nach dem Hochzeitstanz ist es für einen guten DJ dann ein leichtes, die Gäste mit einem schönen Hit-Song abzuholen und so den Party-Teil des Abends zu initiieren.

Torte statt Tanzen

Eine Party ist wie eine Flamme und was für die Flamme der Sauerstoff ist, ist für die Party die richtige Musik und die passende, stimmungsvolle Beleuchtung. Nichts tötet die Stimmung einer Hochzeitsparty schneller und nachhaltiger, als den Party-Teil des Abends zu unterbrechen, das Licht an- und die Musik auszumachen und zu später Stunde die Hochzeitstorte auf die Tanzfläche zu schieben oder noch schnell ein Spiel nachzuholen, das vorher untergegangen ist oder gar nicht erst angemeldet wurde. Es gibt keinen besseren Weg, eine Party zu einem schnellen Ende zu führen. Glücklicherweise sind die meisten Brautpaare diesbezüglich einsichtig und planen die Hochzeitstorte nachmittags zu Kaffee&Kuchen oder als Teil des Dessert-Buffets ein. Ich empfehle die Party allenfalls für das Werfen des Brautstraußes (was haben die DJs dazu eigentlich gespielt, bevor es Beyonces “Single Ladies” gab?) zu unterbrechen. Den Mitternachtssnack kann der DJ gerne am Mikro kurz ankündigen, aber dafür muss nicht die Party gestoppt werden. Natürlich habe ich auch manchmal Brautpaare, die aus irgendeinem Grund unbedingt die Torte nach dem Beginn der Party servieren lassen wollen. Ich mache dann darauf aufmerksam, dass dies vor dem Hintergrund meiner Erfahrung meist nach hinten los geht, aber letztendlich ist es Eure Feier und ein guter Dienstleister wird Euch zwar beraten, Euch aber bzgl. der Hochzeitsplanung nicht seine Meinung aufzuzwingen versuchen.

Wie sieht der Plan jetzt aus?

Ich persönlich arbeite gerne mit einer Exceltabelle mit vier Spalten: der Uhrzeit (bzw. einem Zeitbereich von-bis), dem Namen des Programmpunktes, einer Spalte für das Thema Musik und einer Spalte für Details – ggf. ergänze ich das manchmal um eine weitere Spalte, in der die Namen der Beteiligten stehen, die beim genannten Programmpunkt involviert sind. Das könnte z.B. so aussehen:

22:00 / Hochzeitstanz / “All of me” von John Legend (DJ) / Details: Saallicht während des Hochzeitstanzes anlassen (für den Fotografen), mit Location-Personal besprechen, dass dieses danach umgehend auszuschalten ist. Song bei ca. 2:30 auf Zeichen des Brautpaares hin ausfaden

Es empfiehlt sich zwei Versionen so eines Ablaufplans zu haben: einen für das Brautpaar und einen weiteren, in den auch die Überraschungen eingetragen sind, von denen das Brautpaar noch nichts wissen soll. Dieser wird von den Trauzeugen oder dem DJ in Absprache miteinander erstellt und dann mit anderen wichtigen Beteiligten (wie dem Caterer/der Gastro/der Location/dem Fotografen/dem Trauredner) geteilt. So weiß jeder was wann als nächstes passiert und wann er gebraucht wird. Und wenn es an einer bestimmten Stelle nicht weiter geht können die Trauzeugen oder der DJ schnell sehen, was als nächstes geplant ist und z.B. den Bräutigamvater ansprechen, dass er in 5 Minuten mit seiner Rede dran ist; das hilft, zu lange ungewollte Verspätungen zu vermeiden.

Solltet Ihr zum Thema Hochzeitsplanung Fragen haben schreibt mir gerne – ich freue mich auf Eure Mails.